Com a proposta de aproximar e fortalecer o trabalho dos profissionais que atuam na área de gestão nas organizações sem fins lucrativos, o GIFE acaba de lançar a nova Rede Temática de Gestão Institucional. A proposta é criar um espaço para trocas de experiências e conhecimentos sobre o cotidiano, os aprendizados e os desafios diários enfrentados pelos gestores administrativos-financeiros, de pessoas, de operações, entre outros responsáveis por atividades transversais nas organizações.

Marisa Ohashi, gerente de Planejamento e Operações do GIFE, conta que a iniciativa da RT vem para formalizar os encontros que já aconteciam esporadicamente entre um pequeno grupo de associados, anteriormente, especialmente em 2015. Segundo a gerente, o grupo sentiu a necessidade de avançar no diálogo e engajar mais atores do campo neste debate, trazendo um novo rumo para os encontros.

“Vimos que, neste formato de Rede Temática, o conhecimento produzido nas discussões do grupo seria potencializado ao envolver novos associados nas discussões. A RT irá permitir uma intensa troca de experiências entre os participantes, o que é fundamental nesta área, pois muitas vezes as práticas e ferramentas aplicadas na gestão das organizações sociais requerem olhar específico..A partir deste diálogo, acreditamos que os investidores poderão repensar suas práticas e construir novas soluções diante de desafios comuns”, aponta Marisa.

Lilian Okada, do Instituto Alana, destaca também a importância de espaços como este para o estabelecimento de novas conexões entre os profissionais do setor. “Nessa troca, conseguimos nos enxergar e nos reconhecer no trabalho do outro, principalmente nos desafios encontrados cotidianamente. A riqueza das discussões permite que transformemos tudo em conhecimento, o que nos auxilia no endereçamento das questões no nosso dia a dia”, ressalta.

Conduta em pauta

O primeiro encontro da RT foi promovido em São Paulo, no dia 22 de setembro, e contou com a participação de mais de 25 profissionais de diversos institutos, fundações e empresas associados e organizações parceiras. Para aquecer o debate, Gabriel Baines, analista de Gestão da Fundação Maria Cecília Souto Vidigal e Gisela Cordeiro, gerente executiva de Operações do Instituto Arapyaú, compartilham as experiências de suas organizações nesta temática.

Gisela iniciou o encontro ressaltando que a Lei Anticorrupção é a base para criação de vários Programas de Integridade – Compliance, com a elaboração de códigos de ética e de conduta nas organizações. Essa lei incide sobre pessoas jurídicas, as quais são responsabilizadas por práticas ilícitas contra a Administração Pública, estabelecendo que poderão pagar multas de até 20% de seu faturamento.

Em linhas gerais, a lei caracteriza como atos lesivos: oferecer ou patrocinar vantagem indevida a agente público ou a pessoa a ele relacionada; fraudar ou comprometer o procedimento de licitação pública; e dificultar atividade de investigação ou fiscalização pública.

Além da multa, como forma de tornar pública esse tipo de infração, a legislação obriga a publicação da condenação em meios de comunicação de grande circulação (custeada pela condenada); estimula a adoção de procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta pela empresa, considerando essa prática como atenuante na aplicação das sanções.

O decreto que regulamenta a Lei Anticorrupção dá parâmetros sobre o que é considerado o Programa de Integridade – Compliance. Com isso, sugere-se que a instituição crie um sistema de auditoria interno, canais de denúncia, código de conduta, entre outros mecanismos.

No caso do Instituto Arapyaú, o Código de Conduta foi elaborado a partir de um movimento anterior da organização, que sentiu a necessidade de criar um documento que orientasse a atuação de seus colaboradores, a partir de seus valores. Para a elaboração do material, a equipe partiu de um mapa de risco e buscou uma série de benchmarks entre institutos e fundações. Em seguida, produziu um código, com itens como propriedade intelectual; vantagens, benefícios e presentes; veiculação na mídia e comunicação; entre outros – fazendo menção, quando necessário, a outras políticas.

O material foi validado pela equipe e conselho e, depois de finalizado, todos os colaboradores passaram por treinamento para conhecer o código e assinaram um termo de compromisso para sua aplicação. Segundo Gisela, a ideia foi elaborar um material com linguagem acessível, para que pudesse de fato ser incorporado no dia-a-dia do trabalho da equipe. O código também é divulgado para todos os stakeholders – os contratos com fornecedores, por exemplo, mencionam o código e o Instituto encaminha o arquivo digital para conhecimento, sugerindo práticas mais sustentáveis.

No caso da Fundação Maria Cecília Souto Vidigal, foi uma auditoria que apontou a necessidade da organização estabelecer diretrizes para o relacionamento com partes relacionadas, e o Conselho da Fundação recomendou que isso fosse construído dentro de um espectro mais amplo, como um código de conduta. Para dar início a esse processo, a Fundação também fez benchmarks no campo e, com apoio de um escritório contratado, elaborou o seu documento.

“Acreditamos que o código dá o respaldo para que uma conduta honesta e ética seja reconhecida, valorizada e exemplificada em toda a Fundação”, comentou Gabriel, destacando que o código está divulgado no site e todos os fornecedores também têm que assinar um termo de ciência sobre o material.

No caso da Fundação, foi decidido, inclusive, a criação de um Comitê de Conduta e Ética, um órgão interno e independente para poder discutir e tomar decisões, quando do descumprimento do código, diretamente com o Conselho da organização. Os colaboradores podem encaminhar denúncias ou dúvidas a respeito por e-mail ou caixa de sugestões.

Aplicação dos códigos

Um item presente nos códigos e que foi pauta de discussão no grupo é a questão de direitos autorais e também de uso de imagens. O Instituto Ayrton Senna e o Instituto Unibanco, por exemplo, contam com o trabalho de empresas especializadas para digitalizar e arquivar todos os termos de uso de imagem – tanto da equipe quanto de beneficiários e outros públicos estratégicos de suas ações – e só as utilizam quando há autorizações.

Em relação a este aspecto de uso de informações e dados, inclusive, Iara Rolnik, gerente de Conhecimento do GIFE, destacou a importância dos investidores determinarem, internamente, regras para o acesso, uso e proteção destas informações.

O grupo compartilhou também de que forma tem estabelecido regras para a relação com os órgãos públicos. Grande parte dos presentes ressaltou que, de acordo com seus códigos de conduta, por exemplo, as ações só podem ter início com a assinatura de termos de cooperação técnica e que as reuniões com agentes públicos devem ser feitas em duplas, para garantir um respaldo, quando necessário.

Porém, os gestores destacaram também a dificuldade de se implementar essas orientações na prática, tendo em vista que muitos projetos iniciam sem que os órgãos públicos responsáveis assinem estes documentos, devido à demora nos processos.

Cassiele Moraes, gerente de projetos da Agenda Pública, lembrou da importância dos investidores se aterem às leis municipais e estaduais vigentes, que podem embasar os termos de parceria com os governos, a fim de evitar que os programas paralisem ou nem saiam do papel, por conta de alguma inconformidade. Inclusive, é fundamental que as organizações, antes de assinarem os termos de cooperação, identifiquem quem é o agente público local que responde legalmente pela ação, para que o documento tenha validade jurídica.

Implementação

Segundo os gestores, é preciso que as organizações criem regras que, de fato, possam ser aplicadas por seus colaboradores, ou seja, factíveis com suas realidades. “Para que o código seja efetivo, é preciso também criar uma cultura na instituição para a incorporação destes princípios e seu cumprimento, a fim de que não se torne apenas um documento pró-forma”, lembrou Gabriel.

As organizações presentes no encontro compartilharam diferentes estratégias que têm adotado para disseminar seus códigos e fortalecerem suas práticas de governança e transparência. Para envolver mais a equipe neste processo e fazer com que utilizem o código, além de formações e treinamentos, a empresa JSL – mantenedora do Instituto JSL -, por exemplo, incorporou um questionário de autoavaliação, que incentiva a autorreflexão dos colaboradores sobre valores e intenções, com questões como: “Você contaria para outra pessoa que você fez isso? Você contaria para a sua família?”. Há também um questionário de conflitos de interesse que fica anexado à ficha de cada colaborador no sistema SAP.

Já para o acompanhamento e cumprimento das regras, o Instituto Natura está desenvolvendo um processo de monitoramento. Os colaboradores que têm mais interface com agentes públicos, por exemplo, devem registrar o encontro em ata. Posteriormente, cruza-se a elaboração de ata com a agenda de trabalho, como forma de checar e garantir o cumprimento da regra.

Próximos passos

Gabriel Baines destacou a riqueza do encontro realizado, apontando que, por meio dos exemplos compartilhados pelos presentes, inclusive, já levantou itens importantes para que possa verificar internamente na Fundação. “O interessante também é que os contatos e conexões que estabelecemos aqui não ficam restritos ao dia do encontro. Criamos realmente uma rede de apoio entre nós, profissionais da área”, ressaltou.

Ao final do encontro, o grupo decidiu que o tema da próxima reunião da RT será Modelo e Práticas de Governança, a ser realizada em novembro (em data e local ainda a ser definidos).