René Steuer *

Em minha opinião o titulo deste artigo define com clareza o que é, ou deveria ser o orçamento de uma instituição. É assim no caso de sua entidade? Se sua resposta for positiva, parabéns! Se não for, você tem uma excelente oportunidade de melhoria, e saiba que com certeza, não está só. Aliás, deve estar em companhia da maioria das organizações do terceiro setor, no Brasil e no exterior.

No mês passado, estive em Santiago do Chile para ministrar algumas palestras para entidades de uma área específica de saúde. Antes do evento foram enviados questionários para as organizações (eram 43) perguntando se faziam orçamentos, quais seus principais problemas e necessidades. Resultado: mais da metade não faziam orçamento. Mas por que não o faziam?

Abaixo algumas das respostas levantadas na pesquisa:
– Não estamos acostumados a fazer orçamentos.
– Estamos em formação.
– Inflação muito elevada, dificulta.
– Transforma-se em uma “”camisa de força”” para a entidade.
– Não há controles sobre o orçamento.
– Não temos um Departamento de Controladoria.
– Temos pouco tempo para planejar e orçar.
– É necessário o conhecimento de nível financeiro.
– O % dos custos administrativos sempre é questionável.
– Temos ausência de informações exatas.

Não há duvida de que, se buscarmos “”desculpas”” para não fazer um orçamento, encontraremos várias, pois somos muito criativos. A verdade é que se não temos um orçamento, ficamos a mercê de fatores externos na gestão de nossas entidades. Ou de nossas vidas. Como fazem os indivíduos quanto aos gastos pessoais ou de casa? Os que não têm previsões terão sempre muitas surpresas, na maioria das vezes bem desagradáveis.

O orçamento, além de ser um retrato do seu planejamento, é uma exposição da situação financeira da instituição, representa um plano de aplicação de recursos e gastos, é um instrumento de controle. Confere transparência à entidade e, é importante ferramenta para a Captação de Recursos.

Em nosso mundo atual, com a crescente competição por recursos, a profissionalização, que distingue uma entidade das outras, exige que tenhamos um orçamento, bem construído e continuamente revisado.

Há basicamente dois critérios de elaboração (tanto para ingressos como para gastos): Por “”programa””, ou pelo “”total””. No caso do “”total”” são reunidos todos os gastos e se projeta um número para o período futuro (normalmente um índice de porcentagem). Enquanto que, por programa, a entidade tem um controle melhor e individual, para cada “”programa””. O total passa a ser o acidente aritmético da soma dos “”programas””, mais os gastos gerais. Em minhas palestras, freqüentemente recomendo o orçamento por Programa.

Há também duas formas de fazer a projeção: Incremental ou Base Zero. O Incremental, como no “”total”” acima, parte do resultado do ano anterior e projeta um fator de variação. O Base Zero analisa cada elemento do ano anterior e questiona como será no próximo período, incorporando diferenças.

Por exemplo: No período anterior tivemos XX de gastos com salários. No caso da projeção incremental, usamos um fator de inflação sobre o XX e obtemos o dado para o próximo período. No critério Base Zero, nos aprofundamos no detalhe dos gastos passados – Teremos o mesmo número de pessoas? Em todos os meses? Houve gastos com demissões? Repetir-se-ão? Os aumentos de salário serão idênticos para todos? Haverá promoções? Não há duvida de que o critério do “”Base Zero”” é melhor. Dá mais trabalho, porém, mais confiança.

O Orçamento deve ser uma peça viva dentro da entidade. Ele é dinâmico e, jamais deve ser uma “”camisa de força”” como apontado. O orçamento sendo um retrato do planejamento, deve refletir qualquer importante modificação na organização, uma significativa mudança em um esforço, um novo projeto,etc.

Recomendo que sempre tenhamos 12 meses de orçamento. Ou seja, se seu ano fiscal é Janeiro-Dezembro e, acabam de entrar os resultados de Janeiro deste ano, (você já tem Fevereiro-Dezembro) revise Fevereiro-Dezembro (o que não quer dizer que irá mudar nada) e, projete Janeiro do próximo, completando os 12 meses sugeridos. Desta forma você terá sempre doze meses projetados e não sofrerá da pressão da data em que têm que efetivamente fechar o orçamento. “”Está na hora de fazer o orçamento!””.

A análise de resultados deverá ser mensal, bem com a revisão (repito que não implica necessariamente em modificações). Por vezes refletirá algo simples como um gasto projetado que não se realizou (por isto o gasto geral ficou abaixo do orçado para o mês), mas, que ocorrerá dois meses mais tarde, o que nos fará revisar gastos estimados para daqui a dois meses incluindo o item que não ocorreu agora.

Esta análise mensal não precisa arredondar cada centavo de variação (real X orçado), caso contrário, perderemos tempo com insignificâncias. Desenvolva um critério que em sua entidade justifique aprofundamento para esclarecimento. Algo como + ou – 10% de variação ao mês, ou variações a partir de R$ 1.000,00.

Algumas sugestões para a melhor gestão do exercício orçamentário:

– A pessoa responsável pela autorização de um gasto específico deve ser responsável por orçar este item.
– Mantenha uma memória onde se registrem os critérios usados na construção do orçamento. Desta forma, sempre entenderá melhor as variações.
– Efetue análises e revisões mensais.
– Busque auditoria externa para validar os procedimentos.

Lembre-se que os recursos não pertencem a sua entidade. São dos doadores e se destinam aos beneficiários de sua causa. Mais um poderoso motivo para que sua entidade produza e reporte resultados orçamentários de forma séria e responsável.

* René Steuer é Bachelor of Arts (Psicologia) pelo Amherst College de Massachusetts, USA. Professor do Instituto Procura, do México. Trabalhou em Marketing e Administração na Richardson Vicks e Procter & Gamble no Brasil, México e Venezuela. Foi um dos fundadores e preside o conselho da ABCR. Palestrante em Gestão e Captação de Recursos no Brasil e diversos países. Como consultor no Terceiro Setor trabalhou com a EASP-FGV, Hospital das Clinicas, Comunidade Solidária, Hospital do Câncer, Artemísia, Aldeias Infantis, OAF, CEPA C, Colégio Santo Américo.

(Este artigo foi originalmente publicado na edição de dezembro da revista Integração, publicação do CETS).