Ao minucioso processo de pesquisa que permite aos gestores compararem produtos, práticas empresariais, serviços ou metodologias, absorvendo algumas características para alçarem um maior nível de desempenho gerencial ou operacional, dá-se o nome de benchmarking. Em tradução livre, o conceito pode ser traduzido como ‘ponto de referência’ e é considerado uma das mais relevantes estratégias de gestão para o aumento de eficiência e desempenho.

Cada vez mais mencionado na esfera de ecossistemas ligados aos temas do empreendedorismo e inovação social, o assunto tem despertado o interesse do setor do investimento social privado. Atento a isso, o GIFE articula, desde 2016, a Rede Temática (RT) de Gestão Institucional. No dia 29 de maio, o grupo realizou a primeira reunião de 2019 na sede da Fundação Lemann, em São Paulo.

O encontro contou com a presença de representantes de institutos e fundações associadas ao GIFE e de organizações da sociedade civil para refletir sobre a importância do benchmarking para o setor. Também foi uma oportunidade para a apresentação e avaliação da plataforma desenvolvida pelo grupo para a disseminação de práticas de gestão.

Benchmarking e o ISP

Convidado para conduzir o debate sobre benchmarking, Marco Camargo, diretor do Vetor Brasil, partilhou com os presentes um breve panorama conceitual acerca do assunto a partir de ideias que traduzem ou não o tema.

Ferramentas para apoio a organizações no seu processo de melhoria contínua, forma de provocar discussões sobre mudanças, canal para obter mais informações sobre alternativas estratégicas e táticas, apoio a decisões mais conscientes e forma de colaborar com outras organizações e dividir melhores práticas teceram o primeiro painel.

Já o quadro das ideias não condizentes com o conceito de benchmarking reuniu elementos como ser o único canal para realizar transformações e mudanças em uma organização, processo de copiar pura e simplesmente uma solução/forma de agir de outra organização, algo que vai definir objetivos estratégicos e táticos de uma organização e forma de obter informações sensíveis de outros competidores.

“Benchmarking é uma forma poderosa de obter mais informações e parâmetros no processo de busca de melhoria contínua dentro de uma organização, mas não é a única. Trata-se de uma ferramenta que se torna cada vez mais relevante com disrupções tecnológicas e facilidade de compartilhamento de informação”, observou o especialista.

Existem diversos tipos de benchmarking que podem atender a situações distintas. Eles vão desde indicadores, resultados e processos até know-how e outros ativos da instituição e podem ser usados internamente, setorialmente ou amplamente.

Além disso, o processo de decisão de quando usar o benchmarking pode ser tático ou estratégico, motivado pelo planejamento da instituição ou por alguma dificuldade de execução, por exemplo, ou ainda sugerido por um stakeholder. “Como a demanda pelo uso da ferramenta vem de múltiplos lados, é importante dar um passo atrás para entender onde faz mais sentido alocar recursos e tempo para a tarefa”, indicou Marco.

Por trás do benchmarking

O especialista aponta que, por trás de um processo de benchmarking, podem existir motivações diversas: busca por conhecimento e aprendizado de outras organizações em temas relevantes; apoio para definir para onde ir de forma tática, uma vez que os objetivos estejam claros; forma de lidar com uma resistência organizacional a alguma mudança proposta; busca de evidências para resolução de disputas; tentativa de produzir alguma mudança de paradigma organizacional; forma de realizar trocas de experiências e aprendizados e se conectar com outras organizações; entre outras.

“Nem sempre essa leitura é clara e explícita. No entanto, vale a reflexão para entender o principal foco do benchmarking e se o instrumento é realmente o melhor caminho”, alertou.

Marco sugere atenção e alguns caminhos para lidar com problemas típicos que podem surgir na hora de implementar a ferramenta, tais como procrastinação, resistência a mudança ou altas expectativas.

Plataforma de práticas de gestão

O segundo momento da reunião foi dedicado à apresentação de uma primeira versão da plataforma colaborativa desenvolvida pela RT para a disseminação de práticas de gestão. Pensando na importância do compartilhamento de práticas e referências, esta plataforma foi desenvolvida com o objetivo de disseminar conteúdos e facilitar a busca por alternativas para desafios cotidianos na gestão de institutos e fundações.

O espaço contém seis cases detalhados sobre os temas Due Diligence, Gestão de Talentos, Governança, Indicadores de Monitoramento, Políticas e Procedimentos e Prestação de Contas. Os conteúdos são de autoria de instituições associadas ao GIFE e integrantes da RT.

A plataforma foi idealizada e desenvolvida conjuntamente pelas organizações Alana, Fundação Grupo Boticário, Fundação Lemann, Fundação Telefônica Vivo, Instituto Ayrton Senna, Instituto C&A e Ismart.

A ideia é que o espaço seja constantemente alimentado por outras organizações do terceiro setor e que os conteúdos possam ser aprofundados nos encontros da própria RT.

Representantes de três dessas instituições (Fundação Lemann, Fundação Telefônica Vivo e Instituto C&A) compuseram um painel para apresentação de seus respectivos cases: Gestão de Talentos, Indicadores de Monitoramento e Prestação de Contas.

A apresentação foi seguida de um momento de debates em grupos para avaliação da plataforma e dos conteúdos em prol de um feedback da Rede à iniciativa.

RT de Gestão Institucional

Criada em 2016, a RT de Gestão Institucional tem como objetivo fomentar o benchmarking no setor do ISP. Durante o 10º Congresso GIFE, o grupo organizou a mesa “Como a trajetória da gestão de pessoas e tratativa de seus desafios potencializam o universo do ISP?”.

Ao longo de 2018, os encontros da Rede trabalharam com temas como Lei Anticorrupção, Modelo e Práticas de Governança, Planejamento Estratégico e Gestão de Metas, Cargos e Remuneração, Gestão de Talentos e Inclusão da Diversidade.

Para 2019, a Rede planeja seguir promovendo a troca de experiências e aprendizados com foco em soluções, acompanhando as tendências e desafios da atualidade, bem como estreitar e ampliar fronteiras com as demais redes temáticas do GIFE em temas e áreas transversais à gestão institucional das organizações. Para isso, além dos encontros presenciais, há também a possibilidade de empreender outros formatos de atuação (plataformas virtuais, estudo de casos, ações de advocacy, entre outras).

Atualmente, a Rede Temática de Gestão Institucional é coordenada por Alana, Fundação Grupo Boticário, Fundação Lemann, Fundação Telefônica Vivo, Instituto Ayrton Senna, Instituto C&A e Instituto Ismart.

O próximo encontro está previsto para julho, e vai aprofundar o tema Gestão de Talentos.